Unified communication saat ini menjadi salah satu teknologi yang memegang peran penting dalam sebuah perusahaan, khususnnya peran komunikasi antara tim internal dengan internal, internal dengan klien, dan sebagainya.
Sebelum diciptakannya teknologi ini, perusahaan biasanya menggunakan mesin fax, telepon kantor, dan telegram untuk berkomunikasi. Kemudian teknologinya berkembang menjadi lebih modern dengan menggunakan telepon genggam, sms, dan email.
Kini, semua teknologi komunikasi tersebut disatukan menjadi sebuah unified communication. Sehingga proses komunikasi perusahaan jadi jauh lebih mudah, kesalahan-kesalahan akibat miskomunikasi bisa diperkecil, dan produktivitas perusahaan jadi lebih tinggi.
Jika Anda juga penasaran tentang apa itu unified communication, mari kita bahas lebih dalam dalam artikel berikut ini.
Apa itu Unified Communication
Secara garis besar, Unified Communication (UC) adalah sebuah fasilitas, tekonologi, atau sistem yang menggabungkan semua fasilitas komunikasi ke dalam satu arsitektur yang saling terhubung.
Dari yang awalnya tim dalam perusahaan harus ganti-ganti media komunikasi, misalnya menggunakan fax jika berkomunikasi dengan kantor cabang lain, email untuk komunikasi dengan klien, dan layanan hotline untuk komnikasi dengan customer, sekarang semuanya digabungkan menjadi satu.
Selain memakan waktu dan mengurangi produktivitas perusahaan, komunikasi cara lama juga membutuhkan biaya yang lebih mahal. Sebab Anda harus mengeluarkan biaya langganan sekaligus perawatan tiap perangkat setiap tahun.
Anda juga akan kesulitan dalam mengumpulkan data bulanan jika jalur komunikasi yang digunakan berbeda-beda.
Berdasarkan situs Sangoma.com. adanya UC menjadi jawaban untuk mengatasi semua masalah tersebut. Tim dalam perusahaan kini bisa berkomunikasi dengan rekan kerja satu kantor, tim dari kantor cabang berbeda, klien, hingga pelanggan yang ingin melakukan pemesanan, masukan, dan juga mengajukan komplain.
Kenapa tidak pakai email saja?
Memang masih banyak kantor yang hanya menggunakan email sebagai jalur komunikasi formal dengan klien dan atasan. Hal ini memang tidak sepenuhnya salah, mengingat email sendiri adalah salah satu teknologi yang bisa dibilang baru dan menggantikan pengiriman dokumen fisik menjadi digital.
Tapi bagaimana jika ada proyek atau dokumen yang harus dibahas secara detail? Tentunya Anda tidak bisa mengetik semua isi pikiran. Penerima email pun akan bingung ketika membaca email dan dokumen tersebut. Lalu apakah harus meeting secara langsung? Bagaimana jika klien sedang di luar kota sedangkan deadline proyek sudah harus selesai kurang dari 1 minggu?
Di sinilah peran UC sebagai teknologi komunikasi yang bisa mempermudah aktivitas bisnis dan perusahaan. Dengan UC, Anda bisa langsung menjadwalkan meeting online dengan klien untuk membahas proyek yang sedang berjalan.
Selain itu, fasilitas yang tersedia dalam arsitektu UC dapat memastikan kualitas meeting online tidak jauh berbeda dengan meeting secara langsung. Caranya adalah dengan menyediakan perangkat yang berhubungan dengan audio, visual, serta internet dengan kecepatan tinggi.
Apa Saja Manfaat Unified Communication?
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, Unified communication adalah sebuah evolusi dari teknologi komunikasi. Itulah mengapa ada banyak sekali manfaat yang bisa didapat dari teknologi ini, misalnya:
1. Mempermudah Pengumpulan Data untuk Evaluasi Maupun Pengarsipan
Semakin banyak perangkat, aplikasi, dan media yang digunakan untuk jalur komunikasi perusahaan, maka semakin sulit mengumpulkan data tersebut untuk bahan evaluasi. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang data komunikasnya berantakan, sehingga banyak komplain yang tidak sampai hingga klien yang terlewat.
Jika dibiarkan, masalah seperti ini bukan hanya bisa menghambat perkembangan perusahan, tapi juga membuat Anda bisa melewatkan peluang besar dari klien tertentu.
Oleh karena itulah unified communicatoin digunakan untuk mempermudah pengarsipan semua data komunikasi yang masuk maupun keluar. Sehingga semua pesan dari komplain pelanggan, hasil meeting dengan klien, dokumen-dokumen yang dikirim lewat email, hingga telepon antar cabang akan disusun di dalam satu server.
2. Meningkatkan Kualitas Komunikasi Perusahaan
Semua perusahaan pasti membutuhkan SDM yang bisa bekerja dalam kelompok. Tapi, faktor seseorang bisa bekerja dalam kelompok dengan baik bukan hanya dari faktor internal seperti social skill saja. Kualitas fasilitas komunikasi yang digunakan juga menjadi faktor yang sangat penting.
Dengan adanya UC, komunikasi di dalam maupun ke luar perusahaan akan semakin berkualitas. Miskomunikasi yang bisa menundua proyek bisa diminimalisir dengan fasilitas komunikasi yang memadai.
Selain itu, UC juga membantu menyediakan fasilitas komunikasi yang lebih cepat sehingga dapat menunjang responsivitas tinggi dari para tim yang bekerja.
3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan
Harus bolak-balik ke mesin fax, komputer, dan telepon kantor bukan hanya memakan waktu, tapi juga menguras energi dari para karyawan. Yang harusnya mereka menuangkan semua tenaga dan pikiran ke pekerjaan, 50% waktunya justru dihabiskan untuk jalan kesana-kemari hanya untuk berkomunikasi.
Untungnya, masalah seperti ini tidak akan ada lagi jika Anda menggunakan arsitektur unified communication. Sebab semua perangkat komunikasi akan digabungkan ke dalam satu komputer.
Setiap karyawan juga bisa mengakses fasilitas ini dari komputer masing-masing. Sehingga efisiensi tenaga bisa dimaksimalkan dan meningkatkan produktivitas perusahaan secara tidak langsung.
4. Mengurangi Biaya untuk Masalah Komunikasi
Arsitektur UC mungkin terdengar seperti sebuah teknologi evolusioner yang serba canggih dan futuristik. Padahal sebenarnya, biaya yang dibutuhkan untuk membangun arsitektur ini jauh lebih murah dibandingkan biaya perawatan perangkat untuk komunikasi tradisional per tahun.
Dengan perangkat komunikasi tradisional, Anda perlu mengeluarkan biaya untuk bayar telepon kantor bulanan, internet kantor, business trip jika ada meeting di luar kantor, biaya perwatan mesin fax, dan lain sebagainya.
Tapi dengan arsitektur UC, biaya utama yang dibutuhkan hanya ada ketika proses pembangunan fasilitasnya saja. Setelah itu, Anda hanya perlu membayar biaya internet bulanan dan semua layanannya sudah bisa digunakan.
5. Membuka Peluang Tim Bekerja dari Mana Saja
Dikutip dari situs Escalla, memberikan jatah remote working untuk karawan menjadi salah satu faktor yang bisa meningkatkan produktivitasnya. Justru di era modern seperti saat ini, kantor yang belum menyediakan fasilitas remote working dianggap aneh dan tidak bisa memenuhi fasilitas sarana prasarana yang baik.
Maksud dari remote working ini adalah bekerja dari rumah dengan tetap dimonitor oleh HRD di kantor. Bagaimana caranya? HRD bisa menggunakan perangkat video conference yang terhubung dengan arsitektur UC.
Selain itu, hal ini juga memudahkan untuk karyawan yang juga menjadi orang tua ketika anaknya sedang sakit dan mereka harus bekerja dari rumah.
6. Memastikan Kerahasiaan Data Komunikasi Perusahaan Selalu Terjaga
Manfaat dari unified communication yang terakhir adalah untuk memastikan semua yang dikirim dari maupun ke internal perusahaan selalu terjaga kerahasiaannya.
Peretasan data perusahaan oleh pihak luar memang sedang sering terjadi belakangan ini. Salah satu pemicu terjadinya kasus seperti ini adalah karena kurang cemat dalam menyimpan data komunikasi.
Itulah mengapa, UC dilengkapi dengan keamanan khusus untuk memastikan server selalu aman dari pereteasan.
Dimana Tempat Membuat Arsitektur Unified Communication di Indonesia yang Berkualitas?
Untuk memastikan terjaganya kualitas komunikasi perusahaan, dibutuhkan orang-orang yang ahli dan berpengalaman dalam pembuatan arsitektur unified communication. Itulah mengapa Kayreach hadir untuk membantu Anda merasakan bagaimana dampak komunikasi yang berkualitas pada produktivitas perusahaan.
Sesuai dengan motonya, Kayreach akan membawa evolusi UC ke dengan cara menggabungkan jaringan komunikasi yang bisa diandalkan, wireless voice & video communication platform, dan masih banyak lagi.
Apalagi ditengah pandemi seperti ini, komunikasi secara online untuk hal-hal berhubungan dengan pekerjan menjadi bagian penting dari setiap perusahan. Sehingga menjaga kualitas komunikasi online dengan memiliki perangkat-perangkat yang berstandar profesional menjadi sebuah keharusan.
Kenapa Harus Kayreach?
Kayreach sudah berpengalaman dalam pembuatan arsitektur UC, data center architecture, Network security architecture, dan command and center public security.
Selain itu, Kayreach juga sudah melayani berbagai lembaga dan perusahaan ternama dalam negeri baik BUMN maupun swasta, seperti BCA, Danamon, Telkom indonesia, Pegadaian dan masih banyak lagi.
Bukan hanya itu, di sini Kayreach juga sudah menjadi partner yang dipercaya oleh bermacam perusahaan manufaktur yang memenuhi kebutuhan perangkat UC, misalnya :
Zoom
Logitech
Cisco
BenQ
Poly
Intel
Jadi setelah tahu apa pentingnya unified communication, sekarang yang perlu Anda lakukan adalah mulai memenuhi kebutuhan tersebut. Kayreach selalu siap menjelaskan apa saja yang perusahaan Anda butuhkan dan menjadi tempat konsultasi dengan memberikan masukan dari tenaga profesional.
Comments